Asiakas: Eläinsuojelukeskus Tuulispää

Tuulispään ja Digiverstaan yhteistyön taustat

Olemme puolisoni kanssa Tuulispäällä asuvan turkistarhakarkuri Lumi-naalin kummeja.

‍

Luemme kummeille suunnattuja uutiskirjeitä aina kun niitä saapuu inboxiin.

‍

Loppukesällä 2025 saapunut kummiuutiskirje pysäytti minut pohtimaan Tuulispään sähköpostiviestintää ja markkinoinnin automaation kokonaisuutta.

‍

Ne ovat konkreettinen kosketuspinta keskuksen arkeen, kummeille sekä tukijoille.

‍

Mietin, että mitenköhän viestintä ja taustalla pyörivät tekniset ratkaisut on toteutettu käytännössä?

‍

Voisikohan niitä sujuvoittaa siten, että työntekijöiden aikaa vapautuisi mahdollisimman paljon siihen kaikkein tärkeimpään eli eläinten hoitoon?

‍

Tuon ajatuksen siivittämänä päätin ottaa yhteyttä Tuulispäähän ja tarjota Digiverstaan osaamista vapaaehtoispohjalta.

‍

Yhteistyön lähtökohtana oli halu tukea merkityksellistä työtä oman osaamiseni kautta eli käytännössä siis helpottaa työntekijöiden arkea digijuttujen osalta.

‍

‍

Mikä Eläinsuojelukeskus Tuulispää on?

Eläinsuojelukeskus Tuulispää on Somerolla toimiva eläinten turvapaikka.

‍

Se on perustettu vuonna 2012 tarjoamaan pysyvän kodin eläimille, joilla ei ole ollut muuta paikkaa minne mennä.

‍

Keskuksessa asuu n. 100 entistä tuotanto- ja löytöeläintä, ja moni heistä on elänyt hyvää elämää Tuulispäässä jo vuosien ajan.

‍

Tuulispään toiminnan ytimessä on tarjota apua tarvitseville eläimille lajityypillinen elämä ja yksilöllinen hyvinvointi.

‍

Eläimiä ei hyödynnetä tuotannossa, vaan ne saavat elää lajityypillistä, rauhallista elämää omilla ehdoillaan.

‍

Arki on jokapäiväistä hoitotyötä, jossa pienilläkin ajansäästöillä on suuri merkitys.

‍

Keskus toimii kokonaan lahjoitusten, kummitoiminnan ja verkkokaupan tuottojen varassa.

‍

Niinpä markkinointi ja viestintä, kuten kummiuutiskirjeet ja ajankohtaiset kuulumiset, ovat olennainen osa toimintaa.

‍

Sillä pidetään yhteisö mukana eläinystäviemme kuulumisissa ja mahdollistetaan osaltaan eläinten hoidon jatkuvuus.

‍

‍

Tuulispään sidosryhmäviestintä kuormitti yhdistyksen arkea

Tuulispään viestintä on mielestäni aina toiminut sisällöllisesti oikein hyvin.

‍

Kummiuutiskirjeet, ajankohtaiset kuulumiset ja verkkokaupan viestintä ovat merkityksellinen osa yhteydenpitoa tukijoihin.

‍

Haasteet eivät liittyneet siihen mitä viestittiin, vaan enemmänkin siihen miten kokonaisuus oli rakennettu.

‍

Taustalla oli teknisiä "purkkaratkaisuja", jotka vaativat manuaalista työtä ja tarkkaavaisuutta.

‍

Ne olivat kyllä toimivia, mutta niiden kanssa työskentely oli työlästä.

‍

Osa teknisistä haasteista ei myöskään näkynyt suoraan arjessa, mutta vaikutti pitkällä aikavälillä viestinnän laatuun (esim. sähköpostien toimitettavuus ja domainin luotettavuus).

‍

Tällainen tilanne on tyypillinen monelle pienelle yhdistykselle, järjestölle ja organisaatiolle.

‍

Viestintä on tärkeää ja sitä tehdään suurella sydämellä (Tuulispää on tästä oivallinen esimerkki).

‍

Tekninen setup on kuitenkin rakentunut vuosien saatossa tarve kerrallaan, ilman että sitä on pysähdytty tarkastelemaan yhtenä toimivana kokonaisuutena.

‍

Tämän kaltaiset markkinoinnin automaation ja sähköpostiviestinnän haasteet ovat siis hyvin käytännönläheisiä.

‍

Ne vievät arjen aikaa pois sieltä, missä sitä tarvittaisiin enemmän.

‍

‍

Näin Tuulispäälle rakennettiin sähköpostien automaatiot

Ennen kuin lähdimme muuttamaan mitään, pysähdyttiin ymmärtämään kokonaisuus.

‍

Millainen rooli sähköpostiviestinnällä ja automaatioilla on Tuulispään arjessa ja mitkä osat kuormittavat arkea eniten?

‍

Projektin keskeisimmät tavoitteet olivat vähentää kuormittavaa manuaalista työtä ja parantaa Tuulispään tukijan kokemusta.

‍

Johanna kuvasi yhteistyötämme näin:

‍

"Yhteistyö Aatun kanssa oli mutkatonta ja eteen tulleet haasteet Aatu selvitti hymyssä suin. Asiakkaan roolissa minulla oli koko ajan tunne, että projekti eteni ja Aatun ammattitaitoon oli helppo luottaa. Koko projektin ajan Aatu myös piti minut tarkasti ajan tasalla ja kävimme yhdessä läpi projektin etenemistä vaihe vaiheelta. Projektin ohessa opin myös itse monta uutta asiaa!"

‍

Tein aluksi nykyisen sähköpostimarkkinoinnin teknisen kartoituksen.

‍

Kävin läpi koko sähköpostisetupin ja tunnistin konkreettisesti muutamia asioita.

‍

Muun muassa tekniset epäjohdonmukaisuudet, deliverabilityyn (toimitettavuus) liittyvät riskit, manuaaliset hurjasti aikaa vievät työvaiheet ja automaation paikat, joissa manuaalinen työ voidaan välttää.

‍

Konepellin alta paljastui esimerkiksi, että:

• Vain verkkokaupan asiakasviestit, kuten tilausvahvistus, lähtivät automaattisesti.
• Domainin tuulispaa.org DNS-tietueet eivät auttaneet toimitettavuutta.
• Ilmaistyökaluja käyttäen asiakaslistoja joutui puljaamaan manuaalisesti monessa kohtaa.
• Viestien rakenteessa oli teknistä parannettavaa.
• Uusien tukijoiden käsittely saattoi ruuhkautua.
• Ja niin edelleen.

‍

Keskeinen pointtini tuon listan osalta on näyttää, kuinka suoraviivaisista jutuista lopulta on kyse kun tiedetään, mitä tehdään.

‍

Noita kun korjaa yksi kerrallaan fiksusti, niin äkkiä saadaankin aikaan suurta vaikutusta arkeen!

‍

‍

Tuulispään kokonaisuus oli samanlainen kuin hyvin monella muullakin toimijalla. Sanoisinko "ajan patinoima".

‍

Niinpä tehdyillä muutoksilla ei muokattu uusia kerroksia vanhojen päälle, vaan sen sijaan siirrettiin toimia modernimpaa ja yksinkertaisempaa kohti.

‍

"Projektin aikana muun muassa Tuulispään sähköpostimarkkinoinnin alusta vaihtui, Tuulispäälle rakennettiin uudet verkkolomakkeet ja osa sähköpostiviestinnästä automatisoitiin." – Johanna

‍

Lopputuloksena on laadukas ja toimintavarma sähköpostimarkkinoinnin kokonaisuus, joka palvelee arkea ilman ylimääräistä säätöä.

‍

Sähköpostien automaation työkaluksi valikoitui Brevo, joka on erinomaisesti tarpeiden mukaan skaalautuva, teknisesti laadukas ja verrattain edullinen työkalu.

‍

Brevoon rakennettiin fiksu kokonaisuus kontaktilistoja, valmispohjat uutiskirjeille, lomakkeet tukijoita sekä uutiskirjetilauksia varten, ja automaatiot kaikille uusille lomakkeiden lähettäjille per käyttötarkoitus.

‍

Näin viestintä on jatkossa vaivattomasti laadukkaampaa ja samaan aikaan vasteajat uusien tukijoiden kontaktointiin reilusti aiempaa pienemmät.

‍

Lisäksi Tuulispään henkilökunta säästää kokonaisuuden avulla useita tunteja työaikaa kuukaudessa.

‍

HUOM: Automaatioiden tarkoitus on parantaa vasteaikaa uusien tukijoiden osalta. Tukijoille lähetettävät säännölliset uutiskirjeet tehdään tietenkin joka kerta erikseen itse. Ihmisen kosketus on siis edelleen vahvasti mukana :)

‍

‍

Nyt Tuulispääläisillä on enemmän aikaa eläinystävillemme

Yhteistyön suurin hyöty ei kuitenkaan näy yksittäisessä mittarissa tai raportissa, vaan arjessa.

‍

Sähköpostiviestinnän ja automaatioiden tekninen perusta on kunnossa, joten perus viestintä toimii nyt luotettavasti taustalla ilman jatkuvaa tarkkailua tai manuaalisia korjauksia.

‍

Automaatiot hoitavat rutiinit, ja kokonaisuus toimii ennakoitavasti.

‍

Kummikirjeet, kuukausitukijoiden viestit ja jäsenkirjeet kirjoitetaan edelleen joka kerta manuaalisesti, mutta lähetysprosessi on huomattavasti helpompi.

‍

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että Tuulispään työntekijöiden aikaa vapautuu sinne, missä sillä on eniten merkitystä.

‍

Eläinystäviemme hoitoon ja hyvinvointiin.

‍

"Olen erittäin tyytyväinen projektin kaikkiin vaiheisiin, erityisesti lopputulokseen, joka sujuvoittaa työtämme jatkossa paljon. Olen myös kiitollinen ja vaikuttunut Aatun asenteesta, halusta auttaa ja tarkasta työn jäljestä. Voin lämpimästi suositella Aatun ammattitaitoa ja yhteistyötä. Suurkiitos koko Tuulispään tiimin puolesta!" – Johanna

‍

‍

Hyötyisikö yrityksesi markkinoinnin automaatioista tai sähköpostimarkkinoinnista?

Digiverstas tarjoaa digitaalisen markkinoinnin ratkaisuja syvällä ammattitaidolla.

‍

Toteutamme myös sähköpostimarkkinointia ja markkinoinnin automaatioita laidasta laitaan, sekä B2B- että B2C-asiakkaille.

‍

Olipa tarve kummalle tahansa (tai vaikka molemmille), ota yhteyttä ja katsotaan asiaa yhdessä!